In het eerste deel van de blogreeks Netwerksubsidies bespraken wij onder meer wat er onder netwerksubsidies wordt verstaan, de toepassing van netwerksubsidies in de praktijk en de risico’s die hieruit voortvloeien. In het tweede deel van deze blogreeks stond de rol van de penvoerder centraal. In dit derde deel staan de aandachtspunten bij samenwerking centraal. In dat verband gaan wij in op het belang van samenwerking bij netwerksubsidies en het vastleggen van afspraken in dat verband, waarna wij verschillende aandachtspunten geven bij het vormgeven van deze afspraken.

Belang goede samenwerking

In deel 1 en deel 2 van deze blogreeks, signaleerden wij verschillende risico’s ten aanzien van samenwerking bij netwerksubsidies. In het licht van deze risico’s, constateerden wij dat het essentieel is dat de subsidieverstrekker en de deelnemers aan het subsidieontvangende samenwerkingsverband zich bewust zijn van de taken en verantwoordelijkheden die aan hen zijn toebedeeld. Om deze taken en verantwoordelijkheden af te bakenen, is het raadzaam voorafgaand aan de subsidiesamenwerking goede afspraken te maken en deze, bij voorkeur, vast te leggen in een samenwerkingsovereenkomst. Bij subsidieverlening worden deze samenwerkingsovereenkomsten vervolgens ook vaak getoetst.

Het belang van een samenwerkingsovereenkomst wordt vergroot door het feit dat de Algemene wet bestuursrecht (de Awb) niet is toegespitst op de subsidiëring van samenwerkingsverbanden. De Awb gaat namelijk uit van een verticale subsidierelatie: het uitgangspunt is dat er sprake is van rechtstreekse subsidierelatie. Dit brengt met zich mee dat de verschillende risico’s van netwerksubsidies niet in de Awb zijn ondervangen. Wanneer de deelnemers van een samenwerkingsverband een samenwerkingsovereenkomst aangaan, kunnen deze risico’s alsnog (gedeeltelijk) worden gemitigeerd.

Bovendien wordt ook in regelingen ten aanzien van netwerksubsidies vaak vereist dat de deelnemers van het subsidieontvangende samenwerkingsverband een samenwerkingsovereenkomst aangaan. Wat er volgens de desbetreffende subsidieregelingen vervolgens in een samenwerkingsovereenkomst moet zijn geregeld, verschilt per subsidieregeling. In het hiernavolgende gaan wij in op de kwesties die doorgaans ingevolge subsidieregelingen in een samenwerkingsovereenkomst moeten zijn geregeld.

Inhoud samenwerkingsovereenkomst volgens subsidieregelingen

In subsidieregelingen wordt doorgaans vereist dat de volgende onderwerpen zijn geregeld in een samenwerkingsovereenkomst tussen de deelnemers van een samenwerkingsverband:

• de deelnemers in het samenwerkingsverband;
• de doelstelling van de samenwerking;
• de wijze van samenwerking tussen de verschillende deelnemers;
• de wijze waarop besluitvorming in het samenwerkingsverband plaatsvindt;
• de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten;
• de duur van de samenwerkingsovereenkomst;
• de rechthebbende op de projectresultaten (inclusief intellectueel eigendom);
• de verdeling van kosten tussen deelnemers;
• de verdeling van risico’s tussen deelnemers;
• de wijze waarop deelnemers elkaar informeren; en
• de wijze waarop de samenwerking kan worden aangepast.

In het hiernavolgende gaan wij op een aantal van deze onderwerpen nader in.

Belangrijke aandachtspunten

De wijze van samenwerking tussen de verschillende deelnemers

Het is van belang om af te bakenen en vast te leggen wat de taken en verantwoordelijkheden zijn van de verschillende leden van het samenwerkingsverband. Op die manier kunnen de verschillende leden van de netwerkconstructie elkaar hier ook op aanspreken en dit, zo nodig, afdwingen. Immers, als een of meer leden van een netwerk zich aan de aan hen toebedeelde taken en verantwoordelijkheden onttrekken, kan dit de subsidieverstrekking aan het gehele samenwerkingsverband in gevaar brengen.

Indien wordt gekozen voor de penvoerderconstructie (waarover meer in deel 2 van deze blogreeks), is het daarnaast van groot belang dat de overige leden van het samenwerkingsverband een voldoende specifieke en duidelijke volmacht afgeven, zodat duidelijk is inzake welke kwesties de penvoerder het samenwerkingsverband mag vertegenwoordigen.

Het kan eveneens nuttig zijn om de mogelijkheid om een volmacht in te trekken uit te sluiten of te beperken. Indien een dergelijke volmacht is opgenomen in de subsidieregeling, kan intrekking daarvan namelijk tot gevolg hebben dat niet meer aan de subsidieverplichtingen wordt voldaan. Dit kan beurtelings weer de subsidieverstrekking in gevaar brengen, zeker wanneer de intrekking verband houdt met een conflict in het netwerk en dit conflict de uitvoering van het gesubsidieerde project belemmert (artikel 4:48 Awb).

De wijze waarop invulling wordt gegeven aan de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten

Voorts is het essentieel om vast te leggen wat de invulling is die wordt gegeven aan de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten, alsmede de gevolgen wanneer deze uitvoering wordt veronachtzaamd. Indien door het samenwerkingsverband namelijk niet aan de vereisten van de subsidieverlening wordt voldaan – bijvoorbeeld omdat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend niet hebben plaatsgevonden, niet is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen of bij subsidieverlening onjuiste gegevens zijn verstrekt – kan subsidieverstrekker ervoor kiezen de subsidieverlening in te trekken of ten nadele van het desbetreffende samenwerkingsverband te wijzigen (artikel 4:48 en 4:49 Awb).

Wanneer een dergelijke intrekking of wijziging van de subsidieverlening het gevolg is van het (niet-)handelen van slechts een gedeelte van de deelnemers, of zelfs één deelnemer, van het samenwerkingsverband, dan is het verstandig om de afspraken te maken over onderlinge aansprakelijkheid en, als er al subsidie is verstrekt, in hoeverre ‘onschuldige’ deelnemers moeten bijdragen aan eventueel teruggevorderde subsidiegelden. In dit kader is het ook raadzaam afspraken te maken over de mogelijkheid voor deze ‘onschuldige’ deelnemers om eventuele schade die zij lijden als gevolg van het (niet-)handelen van de overige deelnemer(s) van het samenwerkingsverband, bij deze deelnemer(s) te verhalen.

Bovendien kan het voor de subsidieverstrekker wenselijk zijn om bij het terugvorderen van onverschuldigd betaalde subsidie, dit alleen bij de penvoerder c.q. formeel subsidieontvanger terug te vorderen. Dit is immers efficiënter en ook – indien enkel met de penvoerder c.q. formeel subsidieontvanger een subsidierelatie bestaat – het meest voor de hand liggend. Ook in dat licht is het raadzaam afspraken te maken over de aansprakelijkheden van de deelnemers van een samenwerkingsverband in het geval van een terugvordering van subsidiegelden. Op die wijze kan een onevenredig risico van de penvoerder c.q. formeel subsidieontvanger worden beperkt en eventuele geschillen hieromtrent voorkomen.

De verdeling van kosten en risico’s tussen deelnemers

Eén van de grote gevaren bij de penvoerderconstructie en andere constructies waarbij er één formeel subsidieontvanger is die de subsidiegelden aan de overige netwerkpartners doorbetaald, is dat de penvoerder c.q. formeel subsidieontvanger failliet gaat alvorens hij de subsidiegelden doorbetaald. Dit kan immers tot gevolg hebben dat ook de subsidiegelden die aan de deelnemers van het samenwerkingsverband toebehoren aan de boedel van de penvoerder c.q. formeel subsidieontvanger.

Om dit te voorkomen, kan het raadzaam zijn te kiezen voor een meervoudige netwerksubsidie. Iedere deelnemer aan het samenwerkingsverband is dan subsidieontvanger en er vindt geen doorbetaling meer plaats. Anderszins kan de subsidieverstrekker ervoor kiezen om betalingen die in feite zijn bedoeld voor de overige deelnemers van het samenwerkingsverband direct aan hen uit te betalen, zodat het risico van niet-doorbetaling door de penvoerder c.q. formeel subsidieontvanger kan worden beperkt.

Slotsom

Het belang van goede samenwerking bij netwerksubsidies is groot. In dat verband is het essentieel om de afspraken tussen de verschillende deelnemers van het samenwerkingsverband vast te leggen in een samenwerkingsovereenkomst, zodat eventuele risico’s in dat verband zoveel mogelijk worden gemitigeerd en eventuele conflicten binnen het netwerk kunnen worden voorkomen.

BarentsKrans is ervaren in het adviseren bij netwerksubsidies, waaronder het opstellen van samenwerkingsovereenkomsten in dat verband. Heeft u vragen op dit gebied? Neem dan gerust contact op.