In het eerste deel van de blogreeks Netwerksubsidies bespraken wij onder meer wat er onder netwerksubsidies wordt verstaan, de toepassing van netwerksubsidies in de praktijk en de risico’s die hieruit voortvloeien. In dit tweede deel staat de rol van de penvoerder centraal. In dat verband gaan wij in op de vormgeving van de penvoerderconstructie, de taken van de penvoerder en de risico’s die penvoerderconstructie met zich brengt.

Hoe werkt de penvoerderconstructie?

In de penvoerderconstructie wordt gebruik gemaakt van een zogeheten penvoerder. De penvoerder heeft een coördinerende positie binnen het samenwerkingsverband en is doorgaans de vertegenwoordiger richting de subsidieverstrekker. Hoewel samenwerkingsverbanden vaak uit eigen beweging kiezen voor de penvoerderconstructie, komt het ook voor dat subsidieverstrekkers het aanstellen van een penvoerder opnemen in de subsidievoorwaarden.

Van de verschillende type samenwerkingsverbanden bij netwerksubsidies, wordt de penvoerderconstructie gezien als een soort tussenvorm. Veelal wordt aangenomen dat de penvoerderconstructie de feitelijke samenwerkingswijze bij netwerksubsidies het dichtst benadert.

Een penvoerder is doorgaans een rechtspersoon, maar kan ook een natuurlijk persoon zijn. Daarnaast kan een samenwerkingsverband een penvoerder uit haar midden kiezen, zodat de penvoerder ook deelnemer is aan het samenwerkingsverband, of zij kan een derde als penvoerder aanwijzen. De (overige) deelnemers van het samenwerkingsverband machtigen de penvoerder doorgaans om, in meerdere of mindere mate, namens hen op te treden.

Taken penvoerder

Het takenpakket van de penvoerder kan verschillen. Dit is niet alleen afhankelijk van de vormgeving van de penvoerderconstructie, maar ook van hetgeen in de subsidievoorwaarden is opgenomen, of hetgeen de deelnemers van het samenwerkingsverband onderling hebben afgesproken.

In sommige gevallen neemt de penvoerder als enige de subsidiegelden in ontvangst van de subsidieverstrekker, alhoewel dit tegenwoordig steeds minder vaak voorkomt. Deze subsidiegelden moeten vervolgens worden doorbetaald aan de (overige) deelnemers van het samenwerkingsverband. Op die wijze kunnen administratieve lasten voor de subsidieverstrekker worden beperkt.

De administratieve lasten voor de subsidieverstrekker kunnen eveneens worden beperkt door de penvoerder namens het samenwerkingsverband de subsidieaanvraag te laten indienen en contact met de subsidieverstrekker te laten onderhouden. Dit betekent in veel gevallen dat subsidiebesluiten die voor het gehele samenwerkingsverband van belang zijn, alleen aan de penvoerder worden toegezonden. In dit verband wordt vaak door de subsidieverstrekker vereist dat de penvoerder een daartoe strekkende volmacht ontvangt van de overige deelnemers van het samenwerkingsverband.

Tot slot kunnen in subsidieregelingen specifieke taken aan de penvoerder zijn toegekend. Zo kan zijn geregeld dat de penvoerder het desbetreffende subsidieproject leidt, of wordt de penvoerder verantwoordelijk gehouden voor de samenwerking binnen het samenwerkingsverband.

Risico’s penvoerderconstructie

Aan de penvoerdersconstructie kleven verschillende risico’s. Er kan bijvoorbeeld voor worden gekozen de subsidiebesluiten die mede betrekking hebben op de overige deelnemers in het samenwerkingsverband enkel aan de penvoerder bekend te maken. Indien de penvoerder deze besluiten, om wat voor reden dan ook, niet doorstuurt naar de overige deelnemers in het samenwerkingsverband, kan dit tot gevolg hebben dat deze deelnemers niet op de hoogte zijn van de inhoud van het desbetreffende subsidiebesluiten. Dit kan weer tot gevolg hebben dat deze deelnemers daar niet binnen de daarvoor gestelde termijn tegen kunnen ageren.

Andere risico’s van de penvoerderconstructie zijn dat (i) de subsidieverstrekkers een onvoldoende specifieke en duidelijke volmacht aan de penvoerder verstrekken en/of dat deze volmacht tijdens de duur van het gesubsidieerde project wordt ingetrokken, (ii) het feit dat een subsidieverstrekker in sommige gevallen een deel van de aan de penvoerder verstrekte subsidie terugvordert of (iii) de penvoerder zich niet houdt aan de regels uit de subsidieregeling en/of de afspraken met de overige deelnemers uit het samenwerkingsverband. Het grootste risico van de penvoerderconstructie is echter de mogelijke situatie dat de penvoerder niet meer in staat is subsidiegelden door te betalen aan de overige deelnemers van het samenwerkingsverband vanwege, bijvoorbeeld, diens faillissement.

In het licht van deze risico’s is het essentieel dat de subsidieverstrekker ook na subsidieverstrekking het samenwerkingsverband blijft monitoren, zodat problemen in het samenwerkingsverband en/of het subsidieproject op tijd kunnen worden gesignaleerd. Daarnaast is het van groot belang dat de penvoerder en de overige deelnemers aan het samenwerkingsverband zich bewust zijn van de taken en verantwoordelijkheden die aan hen zijn toebedeeld. Om deze taken en verantwoordelijkheden af te bakenen, is het raadzaam voorafgaand aan de subsidiesamenwerking afspraken te maken en deze, bij voorkeur, vast te leggen in een samenwerkingsovereenkomst.

In deel 3 van deze blogreeks gaan wij nader in op de aandachtspunten voor samenwerking bij netwerksubsidies, waaronder de rol van de penvoerder in dit verband.

Slotsom

De penvoerderconstructie kent vele verschijningsvormen, waarbij de penvoerderrol telkens op een andere manier wordt ingevuld. Het is van belang dat betrokken partijen zich bewust zijn van de gekozen invulling van de penvoerderrol en de daarbij horende taken en verantwoordelijkheden voor de penvoerder, zodat voldoende rekening kan worden gehouden met de daaruit voortvloeiende risico’s.

BarentsKrans is ervaren in het adviseren bij netwerksubsidies. Heeft u vragen op dit gebied? Neem dan gerust contact op.