Per 1 januari 2022 is de Wet ingroeiquotum en streefcijfers in Nederland in werking getreden. De Wet ingroeiquotum en streefcijfers is relevant voor Nederlandse beursgenoteerde vennootschappen en grote Nederlandse vennootschappen. De grote Nederlandse vennootschappen hebben tot 31 oktober 2023 de tijd om verslag uit te brengen aan de Sociaal Economische Raad (SER) over hun doelstellingen voor gelijkheid binnen de top en subtop van de vennootschap, en om het plan van aanpak om deze doelstellingen te bereiken in te dienen. In deze blog richten we ons op de verplichtingen voor grote Nederlandse vennootschappen op basis van de Wet ingroeiquotum en streefcijfers.

Doel en reikwijdte

De Wet ingroeiquotum en streefcijfers heeft tot doel de verhouding tussen mannen en vrouwen in de top en subtop van het bedrijfsleven, waaronder de (raad van) bestuur en de raad van commissarissen, evenwichtiger te maken. De Wet ingroeiquotum en streefcijfers omvat een ingroeiquotum, een streefcijferregeling en rapportageverplichtingen.

Aangezien het ingroeiquotum alleen geldt voor Nederlandse beursgenoteerde vennootschappen en de doelregeling geldt voor (alle) grote Nederlandse vennootschappen, richten we ons op de doelregeling en de bijbehorende rapportageverplichtingen.

Een vennootschap kwalificeert als “groot” als dit het geval is volgens de Nederlandse jaarverslaggevingsverplichtingen. Dit betekent dat gedurende twee opeenvolgende boekjaren aan ten minste twee van de volgende criteria wordt voldaan (zie artikel 2:276 lid 1 Burgerlijk Wetboek (BW)):

• de waarde van de activa bedraagt meer dan EUR 20 miljoen;
• de netto-omzet bedraagt meer dan EUR 40 miljoen; en
• het gemiddelde aantal werknemers bedraagt 250 of meer.

Op grond van de Wet ingroeiquotum en streefcijfers moeten vennootschappen “passende en ambitieuze” doelstellingen formuleren voor de samenstelling van hun top- en subtop (zie artikel 2:276 lid 2 BW). De doelstellingen liggen niet vast; de passende en ambitieuze doelstellingen waarnaar wordt verwezen in de Wet ingroeiquotum en streefcijfers is flexibel. “Passend” betekent dat de doelstelling afhankelijk is van de omvang van het bestuur, de raad van commissarissen en het senior management. “Ambitieus” betekent dat het doel moet zijn om de samenstelling evenwichtiger te maken dan de bestaande situatie (als die op dat moment niet evenwichtig is). Bijvoorbeeld indien de raad van bestuur of raad van commissarissen alleen bestaat uit mannen, moet het doel zijn om ten minste één vrouw te benoemen. Afhankelijk van de grootte van het bestuur of de raad van commissarissen kan dit tegelijkertijd het maximaal haalbare doel zijn. Als een doelstelling wordt gehaald en er is nog steeds ruimte voor een evenwichtigere man/vrouw-verhouding, dan moet de vennootschap heroverwegen welke doelstelling passend en ambitieus is (bijvoorbeeld een doelstelling van twee vrouwen en drie mannen).

Op grond van artikel 2:276 lid 3 BW dient de grote Nederlandse vennootschap voorts een plan van aanpak op te stellen om bovengenoemde doelen te bereiken. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit het opstellen of aanpassen van een profielschets, het opzetten van een transparant werving- en selectieproces en het toelichten van het voorkeursbeleid. De SER heeft het “diversiteitsportaal” ontwikkeld om vennootschappen te helpen bij het opstellen van hun plan van aanpak.

Deadline rapportageverplichtingen

Grote Nederlandse vennootschappen moeten jaarlijks binnen tien maanden na afloop van het boekjaar aan de SER rapporteren over (i) het aantal mannen en vrouwen in het bestuur, de raad van commissarissen en het senior management aan het einde van het boekjaar, (ii) hun doelen in de vorm van een streefgetal, (iii) hun plan van aanpak om deze doelen te bereiken en (iv) als een of meer doelen niet zijn bereikt, de redenen waarom deze doelen niet zijn bereikt (zie artikel 2:276 lid 4 BW).

De rapportageverplichtingen gelden voor boekjaren die zijn begonnen op of na 1 januari 2022. Ervan uitgaande dat het boekjaar van een vennootschap is geëindigd op 31 december 2022, moet het verslag dus uiterlijk op 31 oktober 2023 voor het eerst worden ingediend. Het is ook mogelijk om dit verslag op een eerdere datum in te dienen (het portaal is geopend vanaf 1 januari 2023). De rapportage moet digitaal plaatsvinden, volgens een door de SER ontwikkeld format dat toegankelijk is via het eerder genoemde diversiteitsportaal. Op basis van de rapportages publiceert de SER jaarlijks informatie over de voortgang rond diversiteit in de top van het Nederlandse bedrijfsleven.

Handhaving

Wat de handhaving betreft, heeft de SER alleen een monitorende en ondersteunende rol; aan de hand van bedrijfsrapportages kan de SER monitoren hoe vennootschappen vorderen en of vennootschappen voldoen aan hun transparantieverplichtingen. De Wet ingroeiquotum en streefcijfers wordt dus niet bestuurlijk of strafrechtelijk gehandhaafd. Echter, de doelvoorschriften en rapportageverplichtingen worden wel civielrechtelijk gehandhaafd: als een grote Nederlandse vennootschap geen streefcijfers vaststelt, geen plan van aanpak opstelt of niet transparant is over de resultaten, kunnen aandeelhouders het bestuur en de raad van commissarissen hierop aanspreken. Als de algemene vergadering niet tevreden is met de antwoorden, kan zij – als ultimum remedium – weigeren de jaarrekening vast te stellen.

Op grond van artikel 2:276 lid 5 BW geldt een uitzondering voor vennootschappen die deel uitmaken van een groep en waarbij de uiteindelijke moedermaatschappij de verplichtingen uit hoofde van de Wet ingroeiquotum en streefcijfers nakomt (ofwel voor alle vennootschappen die onderdeel zijn van de groep, ofwel voor elke vennootschap afzonderlijk).

Wij adviseren graag over hoe er moet worden voldaan aan de verplichtingen uit hoofde van de Wet ingroeiquotum en streefcijfers. Hiervoor kunt u contact opnemen met Thomas van Hövell tot Westervlier.