In een eerdere blog gaven wij een paar tips om ongeldigverklaring van inschrijvingen te voorkomen. Een geldige inschrijving betekent natuurlijk niet dat de aanbesteding al binnen is. Wat kan je doen en waar moet je op letten als je een aanbesteding hebt verloren?
Tip 1: let op de termijnen
Bij een aanbesteding die is verloren overheerst allereerst vaak de teleurstelling. Het is echter juist op dat moment zaak om de voorlopige gunningsbeslissing zorgvuldig te bestuderen, zodat daartegen tijdig en adequaat bezwaar kan worden gemaakt. Als je het niet eens bent met de voorlopige gunningsbeslissing, moet je namelijk binnen een bepaalde termijn bezwaar maken, meestal door het starten van een kortgedingprocedure. De termijn waarbinnen geklaagd moet worden of waarbinnen een gerechtelijke procedure moet worden gestart, is vaak twintig dagen, maar soms korter. Deze termijn wordt ook wel de Alcatel-termijn of standstill-termijn genoemd. Als binnen deze termijn een gerechtelijke procedure moet worden gestart, is het overigens zaak om tijdig een advocaat in te schakelen. Hij of zij zal namelijk ook enige voorbereidingstijdig nodig hebben om de aanbestedingsstukken door te nemen en om een dagvaarding op te stellen.
Tip 2: vraag om een toelichting
Hoewel meestal in de aanbestedingsstukken staat dat een kort geding moet worden gestart als een inschrijver het niet eens is met de voorlopige gunningsbeslissing, kan het helpen om de aanbestedende dienst eerst om een toelichting te vragen. Aanbestedende diensten zijn verplicht om hun gunningsbeslissing te motiveren, zodat inschrijvers kunnen controleren of de voorgenomen gunning terecht is. Aanbestedende diensten mogen een nadere toelichting geven als inschrijvers daarom vragen. Soms volgt uit zo’n nadere toelichting dat de aanbestedende dienst (en/of de winnende inschrijver) een andere uitleg van bepaalde gunningscriteria heeft gehanteerd, dat er rekenfouten zijn gemaakt of dat de eigen inschrijving niet goed is begrepen of is beoordeeld en er daardoor te weinig punten zijn toegekend. De aanbestedende dienst kan daardoor tot inzicht komen waardoor een kort geding juist kan worden voorkomen. Ook kan de informatie die door een nadere toelichting naar voren komt juist van doorslaggevende betekenis zijn bij de rechter.
Een andere reden om de aanbestedende dienst om een toelichting te vragen, is om van fouten te leren en op een positieve wijze contact te houden met de aanbestedende dienst. Dit geldt met name voor opdrachten die na een paar jaar opnieuw openbaar of onderhands in de markt worden gezet. Een goede toelichting kan ook helpen om bij een volgende aanbesteding een inschrijving te doen die beter inspeelt op de wensen van de aanbestedende dienst.
Tip 3: controleer of de winnaar aan de eisen voldoet
Ten slotte is het aan te bevelen om, voor zover dat mogelijk is, te beoordelen of (het aangeboden product of de dienst van) de winnende inschrijver aan alle eisen voldoet. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan de marktconformiteit van de inschrijving, de vereiste technische specificaties van het aangeboden product, de referenties van de winnende inschrijver of het vereiste dat inschrijvers zonder voorbehoud moeten inschrijven. Als de inschrijving van de winnaar niet aan de door de aanbestedende dienst gestelde knock-out criteria voldoet, had die inschrijving ongeldig verklaard moeten worden. Soms kan een aanbestedende dienst in dat geval worden verplicht om de opdracht aan een ander te gunnen.
Tip 4: schakel een advocaat in
Weet je niet zeker of de voorlopige gunningsbeslissing aan de eisen voldoet of denk je dat de winnaar onterecht heeft gewonnen? Wacht dan niet te lang met het inschakelen van een advocaat. Een advocaat kan je ook helpen bij het beoordelen van de voorlopige gunningsbeslissing en ziet misschien mogelijkheden die je zelf nog niet hebt gezien. Ook kan een advocaat helpen bij de communicatie met de aanbestedende dienst.