Verplichte interne klokkenluidersregeling
De werknemer of ambtenaar kan het vermoeden van een misstand doorgaans pas bij het Huis melden, nadat hij eerst melding van dat vermoeden heeft gemaakt binnen de organisatie waar hij werkzaam is. Slechts in uitzonderlijke omstandigheden kan de melder zich direct tot het Huis wenden. Artikel 2 van de wet verplicht de werkgever die ten minste vijftig personen in dienst heeft daarom een procedure vast te stellen voor de omgang met het melden van een vermoeden van een misstand binnen de organisatie. Het begrip ‘werknemer’ wordt in de wet bijzonder ruim genomen: het ziet niet alleen op werknemers met een arbeidsovereenkomst en ambtenaren, maar ook op “degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht.” De klokkenluidersregeling dient daarmee klaarblijkelijk ook open te staan voor bijvoorbeeld een zzp’er die tijdelijk werkzaamheden heeft verricht voor de organisatie.
Veel werkgevers hebben al een protocol voor de melding van misstanden. Werkgevers die dit niet hebben doen er echter goed aan een zorgvuldige procedure vast te stellen. Ten eerste is daarmee de kans groter dat misstanden vroegtijdig aan het licht komen, waardoor de schade beperkt blijft. Ten tweede zorgt een adequate interne procedure ervoor dat een werknemer of ambtenaar minder snel de interne stap zal kunnen ‘overslaan’ om direct extern melding van de misstand te maken. Een externe melding levert immers over het algemeen meer schade op dan een interne, onder andere aan de reputatie van de organisatie.
Artikel 2 van de wet stelt een aantal inhoudelijke eisen aan de inrichting van de klokkenluidersregeling. De regeling moet in ieder geval vermelden:
- hoe met interne meldingen van vermoedelijke misstanden wordt omgegaan;
- wanneer sprake is van een vermoeden van een misstand; daarbijmoet de wettelijke definitie van ‘misstand’ van artikel 1 onder d in acht moet worden genomen;
- bij welke functionaris of functionarissen het vermoeden moet worden gemeld;
- de verplichting voor de organisatie om de melding vertrouwelijk te behandelen, indien de werknemer dit heeft verzocht; en
- de mogelijkheid voor werknemers om in vertrouwen een adviseur te raadplegen over een vermoedelijk misstand.
De werkgever is bovendien verplicht om de interne klokkenluidersregeling schriftelijk of elektronisch aan werknemers te verstrekken. Daarbij dient de werkgever ook informatie te verstrekken over de omstandigheden waaronder een vermoeden van een misstand buiten de organisatie kan worden gemeld en welke rechtsbescherming een werknemer bij het melden van een misstand geniet.
Voor sommige werkgevers zal het bovenstaande lijstje overigens niets nieuws onder de zon bevatten ten aanzien van bestaande governance codes of interne procedures. Wel nieuw is dat de wet de vaststelling, wijziging of intrekking van de interne regeling onderwerpt aan de instemming van de ondernemingsraad (artikel 27 WOR).
Bevoegdheden Huis voor Klokkenluiders
Het Huis bestaat uit twee afdelingen: Advies en Onderzoek. De werknemer kan de afdeling Advies direct inschakelen. Als de werknemer of ambtenaar intern melding heeft gemaakt en niet gehoord wordt, kan hij zich tot het Huis richten met het verzoek een onderzoek in te stellen naar zowel de misstand als de wijze waarop de werkgever hem behandeld heeft. Dit kan ook als van de werknemer onder de omstandigheden een interne melding niet kan worden gevergd, Wanneer het Huis meent dat er voldoende belang bestaat en het verzoek ook aan de overige voorwaarden voldoet, wordt een onderzoek ingesteld. Daarin worden in ieder geval de melder en werknemer gehoord en eventueel ook getuigen en deskundigen. Naar aanleiding van het onderzoek wordt een rapport opgesteld dat eventueel ook aanbevelingen aan de werkgever bevat. Het onderzoeksrapport wordt aan de melder en werkgever verstrekt zodat zij zich daarover kunnen uitlaten. Daarna kan het rapport openbaar worden gemaakt. Vraag is wel of er geen gevallen zijn waarin zelfs een geanonimiseerd rapport vrij gemakkelijk aan een organisatie kan worden gekoppeld.
De afdeling Advies van het Huis heeft bovendien mede tot taak melders waar gepast door te verwijzen naar opsporingsinstanties en toezichthouders. Déze instanties hebben vaak de bevoegdheid boetes op te leggen, waaruit vervolgens weer reputatieschade en mogelijke schadevergoedingsacties van derden kunnen voortvloeien.
Bescherming van de melder
De Wet past ook enkele andere wetten aan om melders beter te beschermen. Er wordt een nieuw artikel toegevoegd aan boek 7 van het Burgerlijk Wetboek, artikel 658c, dat luidt:
“De werkgever mag de werknemer niet benadelen als gevolg van het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand als bedoeld in artikel 1, onderdeel d, van de Wet Huis voor klokkenluiders tijdens en na de behandeling van deze melding bij de werkgever of de daartoe bevoegde instantie.”
De ambtenaar krijgt een vergelijkbare bescherming toegekend in artikel, 125 quinquies lid 3 Ambtenarenwet. De zzp’er, die weliswaar ook onder het werknemersbegrip van de wet valt, krijgt geen extra bescherming.
Conclusie
Werkgevers die nog geen adequate interne klokkenluidersregeling hebben, doen er goed aan deze zo spoedig mogelijk op te stellen, ter instemming voor te leggen aan de OR en aan hun werknemers beschikbaar te stellen. Hoewel de wet geen sanctie bevat voor het niet instellen van een dergelijke regeling, kan daarmee mogelijk een veel schadelijkere externe melding worden voorkomen. Of het Huis alsnog zal zorgen voor een toename van het aantal externe meldingen, zal de praktijk moeten uitwijzen.