Wanneer inzage wordt gevorderd in een grote hoeveelheid documenten, kan het lastig zijn te beoordelen of er voldoende rechtmatig belang bestaat bij inzage. In dat kader heeft de Hoge Raad onlangs geoordeeld (ECLI:NL:HR:2024:1773) dat bij een grote hoeveelheid digitale bestanden niet valt uit te sluiten dat het selecteren van bestanden met behulp van zoektermen ertoe leidt dat sommige bestanden ten onrechte tot de geselecteerde bestanden behoren en andere bestanden ten onrechte niet. Naar het oordeel van de Hoge Raad is deze omstandigheid op zichzelf niet een reden om een inzagevordering af te wijzen, zoals hierna nader zal worden besproken.

Vereisten voor een succesvol beroep op inzage

Belba c.s. hebben verlof gevraagd voor het leggen van conservatoir beslag ten laste van verweerster in cassatie, die één van de aandeelhouders is van Belba. Belba c.s. hielden hun kantoor en administratie jaren lang in de woning van verweerster in cassatie en op enig moment is het kantooradres van Belba c.s. verplaatst. Belba c.s. hebben betoogd dat hun administratie zich nog bevindt in het kantoor en de woning van verweerster en hebben verlof gevraagd voor het leggen van conservatoir bewijsbeslag Op 5 maart 2021 hebben Belba c.s. ten laste van verweerster conservatoir beslag gelegd op alle bescheiden die aantoonbaar betrekking hebben op haar administratie. Het in beslag genomen materiaal bestaat uit ongeveer tien miljoen bestanden. Vervolgens heeft de deurwaarder op basis van door Belba c.s. voorgestelde zoektermen circa 650.000 bestanden geselecteerd die binnen de reikwijdte van het beslagverlof zouden vallen.

In deze procedure vorderen Belba c.s. inzage in de geselecteerde bestanden op grond van artikel 843a Rv.  Belba c.s. hebben aan de inzagevordering ten grondslag gelegd dat het gaat om hun eigen administratie.

Een inzagevordering wordt op de voet van artikel 843a Rv toegewezen als aan de volgende drie vereisten is voldaan: (1) het moet gaan om gegevens die verband houden met een rechtsbetrekking waarbij degene die de gegevens wil inzien partij is, (2) het moet gaan om voldoende bepaalde gegevens en (3) degene die inzage wil moet daar rechtmatig belang bij hebben. Met de inwerkingtreding van de Wet modernisering bewijsrecht op 1 januari 2025 is het inzagerecht opgenomen in de artikelen 194 tot en met 195a Rv en luidt het derde criterium dat sprake moet zijn van voldoende belang.

De rechtbank heeft de inzagevordering van Belba c.s. afgewezen.

Het hof wijst de inzagevordering af

Het hof heeft het vonnis van de rechtbank bekrachtigd. Naar het oordeel van het hof hebben Belba c.s. onvoldoende concreet gemaakt op welke rechtsbetrekkingen Belba c.s. doelen bij hun inzagevordering. Belba c.s. stellen dat zij met hun inzagevordering willen bewerkstelligen dat zij weer toegang krijgen tot hun administratie en dat met de gehanteerde zoektermen zo zorgvuldig mogelijk een selectie is gemaakt.

Het hof concludeert dat zelfs als op basis van de gehanteerde zoektermen voldoende concreet een rechtsbetrekking is geïdentificeerd, alsnog geldt dat de gehanteerde zoektermen om de grofweg 650.000 bestanden te selecteren zodanig ruim zijn, dat daaruit niet blijkt dat de geselecteerde bestanden allemaal behoren tot de administratie van Belba c.s. Het hof wijst de inzagevordering vervolgens af.

Het oordeel van de Hoge Raad

De Hoge Raad overweegt dat bij een grote hoeveelheid digitale bestanden, zoals hier aan de orde, niet valt uit te sluiten dat het selecteren van bestanden met behulp van zoektermen ertoe leidt dat sommige bestanden ten onrechte tot de geselecteerde bestanden behoren en andere bestanden ten onrechte niet. Deze omstandigheid is op zichzelf niet een voldoende reden om een inzagevordering af te wijzen. Ook in dat geval kan het rechtmatig belang van degene die inzage vordert in de aldus geselecteerde bescheiden zwaarder wegen dan het belang van degene die zich tegen inzage verzet op de grond dat mogelijk niet bij alle geselecteerde bescheiden sprake is van een rechtmatig belang bij inzage.

De oplossing voor het probleem dat de selectie mogelijk te ruim is, zal ergens anders moeten worden gevonden dan afwijzing van de inzagevordering. Op grond van artikel 843a lid 2 Rv heeft de rechter ambtshalve de bevoegdheid om zo nodig de wijze waarop inzage zal worden verschaft te bepalen. De rechter kan onder meer nadere voorschriften geven voor te hanteren zoektermen of partijen bevelen een of meer deskundigen aan te wijzen die een selectie maken van de bescheiden waarop wel en waarop geen recht op inzage bestaat. De kosten hiervoor komen ingevolge artikel 843a lid 1 Rv[1] voor rekening van de partij die inzage vordert.

In gevallen als hier aan de orde dient de rechter naar het oordeel van de Hoge Raad dus te bezien of door het geven van nadere voorschriften het belang van degene die inzage vordert en het belang van degene die bezwaar maakt tegen de verzet zo veel mogelijk met elkaar verenigd kunnen worden.

Uit het voorgaande volgt dat het hof de inzagevordering dus niet kon afwijzen omdat niet op voorhand bleek dat de ruim 650.000 geselecteerde bestanden allemaal behoorden tot de administratie van Belba c.s.

Tips voor de praktijk

Voor de partij die inzage vordert in een grote hoeveelheid digitale bestanden, valt of staat de toewijzing van de inzagevordering met de gehanteerde zoektermen. Het is van belang dat de zoektermen niet te ruim geformuleerd zijn, zodat kan worden afgebakend welke bescheiden voldoen aan de eisen van bepaaldheid en voldoende (voorheen: rechtmatig) belang bij inzage.

Ondanks dat de rechter in principe ambtshalve bevoegd is om zo nodig de wijze te bepalen waarop inzage zal worden verschaft, kan de verwerende partij – naast het voeren van verweer tegen de inzage an sich – zelf verzoeken dat nadere voorschriften worden gegeven voor de te hanteren zoektermen of dat een deskundige wordt aangewezen die een selectie maakt van de bescheiden waarop wel en waarop geen recht op inzage bestaat. Aanvoeren dat tussen de grote hoeveelheid beslagen digitale bestanden (mogelijk) ten onrechte geselecteerde bestanden zitten is, zoals uit deze uitspraak blijkt, niet per definitie een reden voor afwijzing van de inzagevordering.

[1] Artikel 194 lid 1 Rv nieuw bepaalt ook dat de partij die om inzage, afschrift of uittreksel van bepaalde gegevens verzoekt, de kosten draagt die voor de verstrekking daarvan moeten worden gemaakt.