In dit eerste deel van de blogreeks ‘De gevolgen van een ACM-kartelonderzoek’ leggen wij uit hoe ondernemingen zich kunnen voorbereiden op een inval van de Autoriteit Consument & Markt (“ACM”). Hoe verloopt zo’n inval van de ACM en waar moeten betrokken medewerkers rekening mee houden? We beantwoorden de vraag hoe ondernemingen zich op een bedrijfsbezoek kunnen voorbereiden en wat de belangrijkste aandachtspunten zijn tijdens een inval. De ACM kondigt haar invallen meestal niet aan, waardoor voorbereiding des te belangrijker is.

Wanneer doet de ACM een inval? 

De ACM houdt toezicht op de naleving van mededingingsregels. Wanneer zij ‘voldoende ernstige aanwijzingen’ heeft dat een onderneming deze regels overtreedt, kan zij (onaangekondigd) een bedrijfsbezoek afleggen. Tijdens een inval, ook wel bekend als een dawn raid, heeft de ACM verstrekkende onderzoeksbevoegdheden om informatie over de vermeende overtreding te verzamelen. Die informatie kan de ACM gebruiken als bewijs voor een onderzoek dat kan leiden tot boetes van wel 40% van de omzet.

Voorbereiden op een inval van de ACM

Een inval kan dus verstrekkende gevolgen hebben voor ondernemingen. Een goede voorbereiding op een mogelijke inval is daarom verstandig. Hoewel de ACM verstrekkende onderzoeksbevoegdheden heeft, zijn die bevoegdheden niet onbegrensd. is verplicht de rechten van verdediging van de onderzochte onderneming in acht nemen. Het is daarom cruciaal om goed te begrijpen waar de grenzen van de bevoegdheden van de ACM liggen. Tegelijkertijd zijn ondernemingen verplicht om mee te werken met het onderzoek, op belemmering van het onderzoek staan hoge boetes.

1. Om werknemers handvatten te geven tijdens een inval, kunnen interne protocollen worden opgesteld.
2. Daarnaast is het aan te raden om periodiek compliance trainingen te geven aan receptiemedewerkers en leidinggevenden zodat zij weten hoe te handelen in het geval van een inval.
3. Ook is het van belang een intern contactpersoon (inclusief vervanging) aan te wijzen als aanspreekpunt tijdens een inval.

Wat te doen tijdens een inval

Wanneer de ACM voor de deur staat, zal zij in de meeste gevallen als eerste de receptie benaderen. De belangrijkste do’s en don’ts voor receptiemedewerkers:

1. Contacteer direct de aangewezen contactpersoon of diens vervanger.
2. Vraag ambtenaren om legitimatiebewijzen en maak hier een kopie van. Registreer namen en tijd van aankomst.
3. Voorzie ambtenaren van een wachtruimte en vraag hen te wachten met het onderzoek totdat de interne contactpersoon (en de advocaat) aanwezig is. Voorkom dat ambtenaren zelfstandig rondlopen en toegang hebben tot bedrijfsdocumenten.
4. Begin geen inhoudelijk gesprek met ambtenaren, wacht op de interne contactpersoon.

Op het moment dat de interne contactpersoon aanwezig is zal deze het aanspreekpunt zijn voor ambtenaren tijdens het onderzoek. Gedurende een inval gelden voor interne contactpersonen de volgende adviezen:

1. Licht betrokken medewerkers in over de inval. Zorg ervoor dat informatie over de inval niet met de buitenwereld wordt gedeeld (voorkom communicatie via social media kanalen).
2. Vraag de ambtenaren of er op andere locaties een onderzoek wordt uitgevoerd (bijvoorbeeld bij andere vestigingen of bij woonhuizen van bepaalde werknemers).
3. Neem contact op met uw advocaat en geef, voor zover mogelijk, enkel in hun bijzijn antwoord op vragen. Verzoek ambtenaren in een aangewezen ruimte te wachten totdat een advocaat aanwezig is.
4. Voorkom dat ambtenaren zelfstandig rondlopen en toegang hebben tot bedrijfsdocumenten en ‘schaduw’ hen te allen tijde.
5. Maak audio-opnamen van alle gesprekken.
6. Leg medewerkers uit dat zij een medewerkingsplicht hebben en waarschuw hen dat zij geen bewijs mogen verwijderen of vernietigen. Laat medewerkers vastleggen of zij bij een verzoek tot medewerking door de ambtenaren zijn gewezen op hun zwijgrecht.
7. Vraag de ambtenaren toe te lichten wat het doel van het onderzoek is en vraag hen om de schriftelijke omschrijving van het onderzoeksdoel. Maak een kopie van deze beschrijving.

Onderzoek woning

Door een toename van thuiswerkers komt het steeds vaker voor dat de ACM ook een onderzoek uitvoert bij de woning van bepaalde medewerkers. Dit is toegestaan als de ACM over een machtiging beschikt van de rechter-commissaris. Ten aanzien van thuiswerkende medewerkers geldt dat zij ambtenaren het beste zelf kunnen vragen naar de machtiging van de rechter-commissaris. Ontbreekt een machtiging, dan mogen zij toegang weigeren. Medewerkers dienen daarnaast direct contact op te nemen met de interne contactpersoon over het verdere verloop van het huisbezoek.

Do’s en dont’s tijdens een verhoor van de ACM

De ACM zal meestal tijdens een inval de bestuurders en medewerkers van de onderneming willen verhoren. Een verhoor kan een ingrijpende ervaring zijn. Het is daarom van belang om goed voorbereid een verhoor in te gaan,  belangrijke aandachtspunten tijdens een verhoor zijn:

1. Bereid het verhoor goed voor met een advocaat. Laat ambtenaren weten dat je enkel in het bijzijn van een advocaat wenst te antwoorden.
2. Bespreek voorafgaand met je advocaat wanneer je een beroep kunt doen op je zwijgrecht. Je mag altijd vragen om een pauze van het verhoor als je (alleen) met je advocaat wil overleggen.
3. Leg schriftelijk vast of u door een ambtenaar bent gewezen op je zwijgrecht. Aarzel niet om je zwijgrecht in te roepen en geef nooit antwoord op vragen die leiden tot een belastende verklaring.
4. Op grond van de medewerkingsplicht moet je antwoord geven op feitelijke vragen, houd deze antwoorden echter beleefd, kort en feitelijk.
5. Wanneer u het antwoord op een vraag niet weet, laat dan weten dat antwoord op een later volgt (bijvoorbeeld schriftelijk achteraf).

Verzegelingen van bedrijfsruimtes

Wanneer bezoeken langer dan een dag duren is de ACM bevoegd bedrijfsruimtes te verzegelen. Op deze manier kunnen ambtenaren voorkomen dat anderen in de tussentijd een ruimte betreden en bewijsmateriaal aantasten. Het verbreken van een verzegeling gaat gepaard met zware sancties, ook als een onderneming hier zelf weinig aan kan doen. Het is dus belangrijk om voorzorgsmaatregelen te nemen:

1. Licht zowel interne als externe medewerkers in over de verzegeling en geef duidelijk aan dat niemand de verzegelde ruimtes mag betreden.
2. De verzegeling door de ACM is niet opvallend. Zorg ervoor dat de verzegelde ruimte duidelijk wordt afgezet zodat niemand de ruimte per ongeluk betreedt.
3. Als er een risico bestaat dat de ruimtes toch worden geopend, zorg dan voor een beveiliger die de verzegelde ruimte bewaakt.

Na een ACM inval

Ook na afloop van een ACM-inval zijn er aandachtspunten waar ondernemingen op moeten letten.

1. Het is verstandig om een schriftelijk verslag op te stellen van het verloop van de inval. Daarin worden de handelingen van de ambtenaren kort beschreven zodat kan worden vastgesteld of zij binnen hun bevoegdheden handelden.
2. Voor een zo compleet mogelijk beeld is het van belang om in gesprek te gaan met betrokken medewerkers.

Wilt u meer weten over bedrijfsbezoeken, het opstellen van een intern protocol of bent u geïnteresseerd in een compliance training voor medewerkers? De advocaten EU & Mededinging van Barentskrans ondersteunen ondernemingen zowel voorafgaand aan, tijdens en na afloop van een ACM inval.