Hoe zorgt u ervoor dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn?

Meer artikelen over:Commerciële contracten

Veel bedrijven gebruiken algemene voorwaarden. Dat wil zeggen: zij laten algemene voorwaarden opstellen en plaatsen deze voorwaarden op hun website. Maar hoe zorgen zij ervoor dat hun algemene voorwaarden ook daadwerkelijk van toepassing zijn op de overeenkomsten die zij sluiten?

Aan het antwoord op deze vraag besteden bedrijven vaak minder aandacht. Vragen over toepasselijkheid van algemene voorwaarden worden daardoor met regelmaat voorgelegd aan de rechter. Zo kreeg het hof Arnhem-Leeuwarden recentelijk de vraag voorgelegd of de algemene voorwaarden van één van de contractspartijen van toepassing waren (zie: ECLI:NL:GHARL:2018:5138). De vraag was in dit geval extra relevant, omdat de beoogde overeenkomst uitsluitend in de algemene voorwaarden was vastgelegd. Het hof oordeelde dat de algemene voorwaarden niet van toepassing waren, omdat de toepasselijkheid daarvan in dit geval uitdrukkelijk had moeten worden aanvaard en dat was niet gebeurd. In dit artikel worden vijf praktische tips gegeven om u te helpen ervoor te zorgen dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomsten die u aangaat met een in Nederland gevestigde wederpartij.

Wat zijn algemene voorwaarden?

De wet definieert algemene voorwaarden kort gezegd als een of meer bepalingen die opgesteld zijn met de bedoeling deze in meerdere overeenkomsten op te nemen. Te denken valt aan bepalingen die de uitsluiting van aansprakelijkheid regelen (exoneratiebeding) of die de bevoegde rechter aanwijzen (forumkeuze). Bepalingen die de kern van de prestaties van de contractspartijen weergeven, ook wel kernbedingen genoemd, zijn geen algemene voorwaarden. Een voorbeeld van een kernbeding in een koopovereenkomst is een bepaling die de door de koper te betalen prijs bepaalt.

U kunt uiteraard zelf algemene voorwaarden (laten) opstellen, maar u kunt ook algemene voorwaarden gebruiken die zijn opgesteld door een brancheorganisatie of vereniging. Denk aan de FENEX-voorwaarden, die overigens per 1 mei 2018 zijn vernieuwd, of de Condities van de Nederlandse Zuidvruchten Vereniging.

Algemene voorwaarden moeten van toepassing worden verklaard en uw wederpartij moet toepasselijkheid aanvaarden

Wilt u dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomsten die u sluit, dan moet u uw wederpartij hiervan op de hoogte brengen. Dit doet u door bijvoorbeeld in uw offerte te vermelden dat en welke algemene voorwaarden op de te sluiten overeenkomst van toepassing zijn. Verricht uw bedrijf meerdere soorten werkzaamheden en hanteert u daarom meerdere sets algemene voorwaarden? Geef dan duidelijk aan op welke werkzaamheden welke set algemene voorwaarden van toepassing is.

Uw wederpartij moet de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden uitdrukkelijk of stilzwijgend aanvaarden. Een uitdrukkelijke aanvaarding heeft de voorkeur en bleek zelfs noodzakelijk in het geval dat werd voorgelegd aan het hof Arnhem-Leeuwarden, zoals genoemd in de inleiding. Aanvaarding van algemene voorwaarden kan bijvoorbeeld door te tekenen voor toepasselijkheid van de algemene voorwaarden of, als de overeenkomst via internet tot stand komt, door op ‘akkoord’ te klikken.

Aanvaardt uw wederpartij uw algemene voorwaarden niet, maar verwijst hij in plaats daarvan naar zijn eigen algemene voorwaarden, dan komt aan die verwijzing geen werking toe. Dit is enkel anders als uw wederpartij daarbij ook uitdrukkelijk aangeeft niet akkoord te gaan met de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden. Als u zonder op deze mededeling te reageren overgaat tot het sluiten van de overeenkomst, dan zijn op die overeenkomst de algemene voorwaarden van uw wederpartij van toepassing. Een in uw algemene voorwaarden opgenomen uitsluiting van de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van uw wederpartij maakt dit niet anders. Het is dus belangrijk dat u uw wederpartij er nogmaals op wijst dat u de beoogde overeenkomst uitsluitend wenst aan te gaan onder toepasselijkheid van uw eigen algemene voorwaarden en dat uw wederpartij dit alsnog aanvaardt.

U dient uw wederpartij een redelijke mogelijkheid te bieden om van uw algemene voorwaarden kennis te nemen

Als gebruiker van algemene voorwaarden heeft u een informatieplicht. Deze informatieplicht houdt in dat u uw wederpartij een redelijke mogelijkheid moet bieden om van uw algemene voorwaarden kennis te nemen. Doet u dat niet, dan zijn uw algemene voorwaarden, behoudens uitzonderingen zoals opgenomen in artikel 6:235 BW, vernietigbaar. Vernietigt uw wederpartij met succes uw algemene voorwaarden, dan zijn uw algemene voorwaarden niet van toepassing. Het is dus belangrijk dat u aan uw informatieplicht voldoet. U kunt dit doen door uw algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst aan uw wederpartij te verstrekken. Als de overeenkomst via internet tot stand komt, dan kunt u de algemene voorwaarden eveneens via internet aan uw wederpartij ter beschikking stellen. Komt de overeenkomst niet via internet tot stand, dan dient uw wederpartij uitdrukkelijk in te stemmen met het via internet ter beschikking stellen van uw algemene voorwaarden. Van belang bij elektronische ter beschikking stelling is steeds dat uw wederpartij de algemene voorwaarden moet kunnen opslaan en dat de algemene voorwaarden toegankelijk blijven voor uw wederpartij ten behoeve van latere kennisneming. Dit kunt u bijvoorbeeld bereiken door de algemene voorwaarden als een pdf-document naar uw wederpartij te e-mailen.

De tips op een rij

  1. Geef voor het sluiten van de overeenkomst, bijvoorbeeld in uw offerte, duidelijk aan dat en welke algemene voorwaarden u van toepassing wilt laten zijn.
  2. Verricht uw bedrijf meerdere soorten werkzaamheden en hanteert u daarom meerdere sets algemene voorwaarden? Geef dan duidelijk aan op welke werkzaamheden welke set algemene voorwaarden van toepassing is.
  3. Laat uw wederpartij tekenen voor akkoord met de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden.
  4. Wijst uw wederpartij de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand, wijs er dan nogmaals op dat u de beoogde overeenkomst uitsluitend wenst aan te gaan onder toepasselijkheid van uw eigen algemene voorwaarden en zorg ervoor dat uw wederpartij de toepasselijkheid alsnog aanvaardt.
  5. Stel uw algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst aan uw wederpartij ter beschikking.