Inschrijven op aanbestedingen kan heel frustrerend zijn: veel tijd en moeite stoppen in het voorbereiden van een goede inschrijving en vervolgens laat de aanbestedende dienst weten dat de inschrijving ongeldig is. Vaak blijkt achteraf dat de ongeldigverklaring makkelijk voorkomen had kunnen worden. Hoe voorkom je fouten in je inschrijving? Natuurlijk door de stukken heel goed te lezen en vragen te stellen als iets niet duidelijk is. Maar zelfs als dat is gedaan, kunnen er nog fouten in de inschrijving sluipen. Hieronder geven wij enkele tips om veelgemaakte fouten tijdens het inschrijven op aanbestedingen te voorkomen.
Inschrijven op aanbestedingen: tips om uitsluiting te voorkomen
Tip 1: zorg dat de inschrijving volledig is
Maak op het moment dat de aanbestedingsstukken worden gepubliceerd een checklist van alle stukken die moeten worden ingediend. Soms heeft de aanbestedende dienst zelf al zo’n checklist opgenomen in de aanbestedingsstukken. Bekijk goed welke bijlagen ingediend moeten worden en houd in de gaten hoeveel tijd het kost om die bijlagen te verzamelen. Soms moet bijvoorbeeld een document worden aangevraagd bij een overheidsinstantie, wat al snel een paar weken kan duren. Onvolledige inschrijvingen worden over het algemeen beschouwd als een ongeldige inschrijving.
Tip 2: stel vragen – op de juiste manier
Is het tijdspad van de aanbestedende dienst onrealistisch omdat nog documenten moeten worden opgevraagd? Of is iets onduidelijk? Stelt de aanbestedende dienst onredelijke voorwaarden? Stel vragen in de nota van inlichtingen! Te laat klagen kan namelijk betekenen dat het op een later moment niet meer mogelijk is bezwaar te maken. Zorg ervoor dat het contact met de aanbestedende dienst alleen verloopt via de voorgeschreven weg. Contact zoeken met de aanbestedende dienst op een andere manier dan voorgeschreven kan namelijk ook leiden tot uitsluiting.
Tip 3: handtekening van de juiste persoon op de juiste plek
Stukken moeten zijn ondertekend door een persoon die bevoegd is de inschrijver voor de waarde van de opdracht rechtsgeldig te vertegenwoordigen. In de regel is dat een bestuurder van de inschrijver. Dit geldt met name voor het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. Het ontbreken van een handtekening (van een rechtsgeldige vertegenwoordiger) leidt in de regel tot ongeldigverklaring. Zorg er dus voor dat stukken zorgvuldig zijn gecontroleerd op ondertekening en dat de ondertekenaar ook vertegenwoordigingsbevoegdheid is (dit is te verifiëren in het handelsregister).
Tip 4: maak geen voorbehouden
Aanbestedende diensten willen over het algemeen dat inschrijvers onvoorwaardelijk akkoord gaan met alle voorwaarden uit de aanbestedingsstukken. Het doen van een inschrijving onder voorbehoud of onder voorwaarden is dan ook niet toegestaan. Als inschrijvers dat toch doen, kan dat leiden tot ongeldigverklaring van de inschrijving. Zorg ervoor dat ook in de begeleidende brief geen voorbehouden staan. Als in de aanbestedingsstukken voorwaarden staan die in de ogen van de inschrijver onredelijk zijn, doet hij er goed aan daarover vóór inschrijving vragen te stellen of te klagen.
Tip 5: dien de inschrijving op tijd in
Voor ondernemers die willen inschrijven op een aanbesteding, is het van belang niet tot het laatste moment te wachten met het indienen van de stukken. Het lijkt een open deur, maar het gebeurt regelmatig dat inschrijvers hun inschrijving pas na de deadline indienen en daarom worden uitgesloten. Alleen als bijvoorbeeld sprake is van een technische storing die niet voor risico van de inschrijver komt, kan een uitzondering worden gemaakt op de regel ‘te laat is te laat’. In dat geval moet de inschrijver er wel alles aan doen om ervoor te zorgen dat zijn offerte alsnog tijdig of zo snel mogelijk bij de aanbestedende dienst wordt bezorgd. Neem in zo’n geval dus zo snel mogelijk contact op met de aanbestedende dienst. Zorg er ook voor dat je bewijs hebt van de storing waaruit blijkt dat de storing betrekking heeft op de aanbesteding in kwestie.
Tip 6: vraag om herstel
Ondanks deze tips toch uitgesloten? Vraag om herstel. Hoewel het een aanbestedende dienst in beginsel niet is toegestaan om grote gebreken in inschrijvingen te laten herstellen, kan het zinvol zijn om herstel aan te bieden. De aanbestedende dienst moet herstel toestaan als het een eenvoudige precisering van een kennelijke fout betreft, waardoor in werkelijkheid geen nieuwe inschrijving wordt ingediend en het gebrek niet is gesanctioneerd met ongeldigheid. Toch kan het ook bij andere gebreken in de inschrijving zinvol zijn herstel uit eigen beweging aan te bieden en de ontbrekende of herstelde onderdelen van de inschrijving direct mee te sturen. Als een aanbesteder er gevoelig voor is, kan dat immers toch nog tot gunning van de opdracht leiden.
Succesvol inschrijven op een aanbesteding
Succesvol inschrijven op een aanbesteding valt of staat met een goede voorbereiding. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar tijdsgebrek blijkt een veelvoorkomende oorzaak van gemaakte fouten. In de meeste gevallen is de gunning van de opdracht weggelegd voor de partij die op tijd vragen heeft gesteld en de tijd heeft genomen om zijn inschrijving nog eens naast de vereisten te leggen.
Ben je het niet eens met de uitslag van de aanbesteding? Lees ook ‘Wel of geen bezwaar maken tegen uitslag aanbestedingen?‘