Kantoorklachtenregeling Advocatuur

1.Begripsbepalingen

1.1 In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:
Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de  onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van  een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie,  nadat een onbevredigend gesprek daarover met de behandelend advocaat heeft plaatsgevonden,  niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;

Klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht; en
Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt.

2. Toepassingsbereik

2.1 Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht ten aanzien van de advocatuurlijke dienstverlening tussen BarentsKrans N.V. als opdrachtnemer en de cliënt als opdrachtgever.

2.2 Iedere advocaat van BarentsKrans N.V. draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.

2.3 De kantoorklachtenregeling is eveneens van toepassing op de onder de verantwoordelijkheid van de advocaat werkzame personen.

3 Informatie bij aanvang dienstverlening

3.1 Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat Barentskrans N.V. een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
3.2 Klachten als bedoeld in artikel 1.1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse burgerlijke rechter te ‘s-Gravenhage. BarentsKrans N.V. heeft daarnaast het recht om de rechter van de woonplaats van de Klager te adiëren.

4 Interne klachtenprocedure

4.1 De Klacht waarmee een cliënt of diens vertegenwoordiger BarentsKrans N.V. benadert, al dan niet via het e-mailadres klacht@barentskrans.nl, wordt doorgeleid naar de advocaat van BarentsKrans N.V. die is belast met de uitvoering van deze interne kantoorklachtenregeling, die daarmee optreedt als Klachtenfunctionaris.

4.2 Om de Klacht zo snel mogelijk te kunnen beoordelen, dient de Klager bij het indienen van de klacht de volgende gegevens te verstrekken:

  • Naam, e-mailadres en telefoonnummer;
  • Naam en het nummer van het dossier bij BarentsKrans N.V.;
  • Datum waarop de Klager de Klacht verstuurt;
  • Duidelijke omschrijving van de Klacht;
  • Kopieën van documenten die de Klacht verduidelijken.

4.3 De Klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van de ingediende Klacht en stelt de Klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de Klacht.

4.4 Degene over wie is geklaagd tracht samen met de Klager tot een oplossing te komen, al dan niet na tussenkomst van de Klachtenfunctionaris.

4.5 De Klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen een maand na ontvangst van de Klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de Klager over afwijking van deze termijn, met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de Klacht wordt gegeven.

4.6 De Klachtenfunctionaris stelt de Klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de al dan niet gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.

5 Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

5.1 De Klachtenfunctionaris, de eventueel de door de Klachtenfunctionaris bij de klachtbehandeling betrokken perso(o)n(en) en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht, behoudens artikel 6.5.

5.2 De Klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de Klacht.

6 Verantwoordelijkheden en klachtregistratie

6.1 De Klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdelijke afhandeling van de Klacht.

6.2 Degene over wie is geklaagd houdt de Klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.

6.3 De Klachtenfunctionaris houdt een overzicht bij van alle ontvangen Klachten met daarbij het onderwerp van de Klacht. Een Klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.

6.4 De Klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit aan het bestuur van BarentsKrans N.V. over de afhandeling van de Klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.